Clubregels en statuten van NIM – Nederlanders in Malta

De ClubRegels van de NIM

Regels moeten er nu eenmaal zijn, daarom de Clubregels

Clubregels NIM

Nederlanders in Malta (NIM) (Dutch in Malta)

1. Naam

De naam van de club luidt: Nederlanders in Malta, hierna te noemen de NIM

2. Doel

Het doel van de NIM is om de onderlinge contacten tussen
Nederlanders / Nederlandstaligen in Malta verder te verbeteren en een goede relatie
tussen de leden van de NIM en de bevolking van Malta en Gozo
te bevorderen.

3. Lidmaatschap

a. Het lidmaatschap staat open voor alle Nederlanders / Nederlandstaligen
b. Het lidmaatschap kan worden aangemeld bij het Bestuur.
c. Het lidmaatschap zal voortduren zolang de contributie wordt
voldaan en/of tot wederopzegging.

4. Contributie

De hoogte van de contributie zal worden vastgesteld door de
Algemene Ledenvergadering, op voorstel van het Bestuur.

5. Bestuur

Het Bestuur zal bestaan uit:

- de Voorzitter
- de Secretaris/Secretaresse
- de Penningmeester
- een of meer leden

Een persoon mag meerdere functies hebben.

Het Bestuur zal worden gekozen door de Algemene Ledenvergadering.

Tijdens een algemene ledenvergadering kan een bestuurder aan- of aftreden.

6. Leiding en verantwoording

Het Bestuur heeft het mandaat van de Algemene Ledenvergadering,
om datgene te doen wat geacht wordt in het belang van de
NIM en haar doelstellingen te zijn. Het Bestuur zal
bijeenkomen, hetzij analoog of digitaal, zo vaak als nodig.

7. Algemene Ledenvergadering

De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering zal worden gehouden
niet later dan twee maanden na het beëindigen van het afgesloten
boekjaar.

8. Buitengewone Ledenvergadering

Een Buitengewone Ledenvergadering kan worden belegd door:
a. de Voorzitter en 2 bestuursleden.
b. op schriftelijk verzoek van 10 % van de leden. Voorts dient
een Buitengewone Ledenvergadering binnen een maand na convocatie
te worden gehouden. Alleen specifieke onderwerpen kunnen er
worden behandeld.

9. Rekening en verantwoording

a. De NIM heeft geen bankrekening
b. De Penningmeester is verantwoordelijk voor een toegankelijke
en sluitende boekhouding. Het Bestuur is hoofdelijk verantwoordelijk
voor het beheer van de geldmiddelen van de NIM.
c. Het jaarverslag zal worden gepresenteerd en goedgekeurd
tijdens de Algemene Ledenvergadering.

10. Aanpassing van de statuten / clubregels

Ieder lid van de NIM kan desgewenst voorstellen doen voor aanpassing
of verandering van de bestaande clubregels. Voorstellen tot
aanpassing enz. dienen:

a. 30 dagen voor de Algemene Ledenvergadering
of Buitengewone Ledenvergadering schriftelijk te worden ingediend
bij de Secretaris/Secretaresse. Verandering van de clubregels
vindt plaats met enkelvoudige/tweederde meerderheid en met
een quorum van x % van de geregistreerde leden van de NIM.

b. per e-mail aan de leden kenbaar worden gemaakt, met het verzoek aan de leden om te reageren binnen 30 dagen, waarna eventuele inhoudelijke opmerkingen door een lid en/of leden worden gedeeld met de leden. Indien geen bezwaar volgt, worden de nieuwe / gewijzigde clubregels als van toepassing verklaard.

11. Etiquette

Etiquette, oftewel gedragsregels, zijn ongeschreven omgangsvormen die respect tonen voor anderen en culturele normen weerspiegelen, variërend van formele tafelmanieren tot digitale 'netiquette' (respectvol online communiceren, niet pesten) en algemene beleefdheid (hulp bieden, niet storen, aandacht voor je gasten). Het draait om rekening houden met de gevoelens van anderen en een harmonieuze interactie in diverse situaties, van zakelijke diners tot sociale media.

Een lid welke zich ongepast gedraagt kan door het bestuur de toegang tot de NIM worden ontzegd en het lidmaatschap zonder enige restitutie worden opgezegd.

12. Gebruik van foto- en videomateriaal

Door lid te worden van de club geeft elk lid toestemming aan de club om foto- en videomateriaal waarop het lid mogelijk herkenbaar in beeld is, te gebruiken voor communicatieve doeleinden. Dit betreft onder andere publicatie op de website van de club en op de officiële sociale-mediakanalen van de club.

Dit materiaal kan worden gebruikt ter promotie van de club, verslaglegging van activiteiten en het delen van sfeerimpressies. De club zal hierbij zorgvuldig omgaan met beeldmateriaal en dit uitsluitend inzetten op een respectvolle en passende wijze.

Leden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal waarop zij herkenbaar zijn, kunnen dit schriftelijk kenbaar maken bij het bestuur. De club zal hier, voor zover redelijk en mogelijk, rekening mee houden.

13. Auteursrecht en gebruik van door leden aangeleverd beeldmateriaal

Wanneer een lid foto- of videomateriaal aanlevert aan de club, verleent het lid de club toestemming om dit materiaal kosteloos te gebruiken voor clubdoeleinden. Dit gebruik omvat onder andere verspreiding via e-mail, publicatie op de website van de club, plaatsing op de officiële sociale-mediakanalen (zoals Facebook) en het delen met andere clubleden.

Het auteursrecht van het aangeleverde beeldmateriaal blijft te allen tijde bij het betreffende lid. De club zal zich niet als auteur of maker van het materiaal presenteren.

De club mag het aangeleverde beeldmateriaal gebruiken in originele vorm of, indien nodig, in aangepaste vorm (zoals bijsnijden of verkleinen), zolang de inhoud en strekking van het beeldmateriaal niet wezenlijk worden gewijzigd.

Door het aanleveren van beeldmateriaal verklaart het lid dat hij/zij gerechtigd is dit materiaal te delen en dat eventuele herkenbare personen op het beeldmateriaal hiervoor toestemming hebben gegeven.

14. Gebruik van telefoonnummers en WhatsApp-groep

Wanneer een lid zijn of haar telefoonnummer verstrekt aan de club, geeft het lid toestemming om dit telefoonnummer te gebruiken voor clubgerelateerde communicatie. Hieronder valt ook het opnemen van het telefoonnummer in de officiële WhatsApp-groep(en) van de club.

De WhatsApp-groep is een essentieel communicatiemiddel voor het tijdig informeren van leden over activiteiten, wijzigingen, mededelingen en andere belangrijke clubinformatie. Deelname aan deze groep draagt bij aan een goede informatievoorziening binnen de club.

Telefoonnummers worden uitsluitend gebruikt voor clubdoeleinden en niet gedeeld met derden buiten de club. De club zal zorgvuldig omgaan met de verstrekte contactgegevens.

Leden die geen gebruik (meer) willen maken van de WhatsApp-groep, kunnen dit kenbaar maken bij het bestuur. Het telefoonnummer zal dan, voor zover van toepassing, uit de WhatsApp-groep worden verwijderd.

15. Opheffing

In het geval van opheffing van de NIM roept het Bestuur
een Buitengewone Ledenvergadering bijeen om te beslissen
over de afwikkeling van bezittingen en/of tegoeden.